RESA casestudy #1

Herziening van HR-architectuur met het oog op SAP-migratie naar de cloud

#Intro

RESA is de belangrijkste distributienetbeheerder voor elektriciteit en gas in de provincie Luik (België). Sinds de vernieuwing van hun organen en beheer is er een nieuwe dynamiek ontstaan op intergemeentelijk niveau. Meer dan ooit stelt RESA de mens centraal. Om een coherente en globale HR-strategie uit te voeren moet RESA de huidige applicatiesituatie (AS-IS-architectuur) in kaart brengen, de beperkingen ervan beoordelen, mogelijkheden voor verbetering en uitbreiding van deze architectuur vaststellen en een HR-routekaart voor de komende jaren opstellen.

#De uitdaging

RESA gebruikt al jaren SAP’s ERP in de R/3 versie voor vele processen (Financiën, Boekhouding… en Personeelszaken).

De migratie naar de nieuwe versie van het ERP (S/4) deed de vraag rijzen naar de toekomst van de personeelsmodule: SAP HCM. Destijds was de specifieke reikwijdte ervan beperkt tot administratieve processen en een interface met een externe salarisleverancier.

Inspelen op ambities om de werkwijzen binnen de HR-afdeling te moderniseren (met name op het gebied van talentmanagement) en anticiperen op de vooruitzichten van een SAP-migratie naar de cloud waren belangrijke factoren bij het stimuleren van de volledige heroverweging van RESA.

#De benadering van Persolis

Persolis begint de opdracht met een uitgebreide analyse van het huidige HR applicatielandschap, buiten de grenzen van SAP HCM. De AS-IS toepassingsarchitectuur wordt in kaart gebracht door de verschillende betrokken toepassingen en interfaces weer te geven. De aldus geproduceerde kaart is gefragmenteerd en de computerdekking is onvolledig: verschillende instrumenten worden naast elkaar gebruikt en het geheel is niet gesynchroniseerd. Sommige processen zijn niet (of nauwelijks) geautomatiseerd. In een dergelijke context is de toegang tot goede, betrouwbare en actuele gegevens een echt probleem. De AS-IS audit laat ons toe de zwakke punten van de huidige situatie te identificeren, in termen van schaalbaarheid, veiligheid en gebruiksvriendelijkheid… Onze opdracht eindigt met het voorstel van een toepassingsroadmap voor de evolutie van de HR-architectuur (TO-BE-architectuur). De reflectie is gebaseerd op de HR-ambities van RESA, op de beste manier om daarop in te spelen door innovatieve instrumenten in te voeren, met behoud van wat binnen de architectuur behouden kan blijven. Met andere woorden, door de SAP SuccessFactors-oplossing voor talentmanagementprocessen te combineren met een stabiele en gecontroleerde SAP HCM-omgeving voor payrollprocessen. Deze aanpak heeft het voordeel dat de energie wordt geconcentreerd waar de investeringen de meeste waarde creëren. Wat goed werkt wordt behouden of zelfs verbeterd in de marge, en wat minder gebruikt/onderhouden of nog niet bestaat wordt gedigitaliseerd. Met het stappenplan kan snel worden begonnen: de HR-afdeling kan zo op zeer korte termijn de eerste stappen zetten om haar imago te moderniseren.

#De resultaten

RESA kon een gezamenlijke IT/HR-strategie en routekaart opstellen waarmee het bedrijf de komende jaren met vertrouwen tegemoet kan zien voor kritieke processen (salarisadministratie, tijd) en voor processen met betrekking tot HR-software, en tegelijkertijd de uitdagingen van de modernisering van zijn HR-praktijken kan aangaan. Zij kozen ervoor te profiteren van en te anticiperen op het door SAP geïnitieerde migratieschema om een positieve veranderingsdynamiek te creëren.

Getuigenis

“Met deze opdracht hielp Persolis ons een HR-roadmap op te stellen, zacht en hard, in lijn met ons transformatieplan. De jarenlange aanwezigheid van Persolis bij RESA en hun volledige kennis van onze HR-applicatie maakten een realistisch en schaalbaar missieresultaat mogelijk, rekening houdend met onze huidige organisatie en medewerkers. Wij zijn begonnen met de uitvoering van de projecten van de routekaart en blijven doeltreffend samenwerken met Persolis aan verschillende initiatieven.