INNO verbetert zijn HR-management door de salarisadministratie te verhuizen naar de SAP SuccessFactors-cloud
#Intro
Als dochteronderneming van het Duitse bedrijf Galeria Kaufhof sinds 2001, heeft INNO zijn pioniersgeest door de jaren heen behouden. Sinds de oprichting 125 jaar geleden is INNO een pioniersrol blijven spelen in België. Het klassieke warenhuis is getransformeerd tot een moderne omnichannel retailer die zich kan meten met de andere grote spelers op de markt.
In België gebruikt de HR-afdeling van het bedrijf een traditioneel sociaal secretariaat. Zoals bij veel bedrijven het geval is, biedt dit type gespecialiseerde tool een basisdienst, maar uiteindelijk weinig toegevoegde waarde in termen van efficiënt, modern personeelsbeheer.
Met dit in gedachten koos INNO voor SAP SuccessFactors: een uitgebreide, volledig geïntegreerde HR-suite die alle aspecten van human resources (salarisadministratie en soft HR) in één tool beheert. Wat de salarisadministratie betreft, zal Partena de activiteiten op SuccessFactors uitvoeren. Wettelijke naleving en het halen van deadlines blijven dus volledig gegarandeerd.
#De uitdaging
Is een payroll tool een noodzakelijk kwaad of een kans om de administratieve last te verlichten, de werknemerservaring te verbeteren, gegevensrisico’s (waaronder GDPR) te beheren en de stap te zetten naar modern HR-management?
Door over te stappen van een traditionele payroll engine naar SAP SuccessFactors, heeft INNO gekozen voor de tweede optie. De ambitie is om de salarisadministratie te migreren, maar direct te profiteren van de nieuwe tool om de beoordelings- en trainingsmanagementprocessen te ondersteunen.
#De benadering van Persolis
De eerste focus van het project is de loonmigratie. De overgang van een “historische” (en oude) tool naar een nieuwe payroll-tool vormt altijd een drievoudige uitdaging:
- gegevensherstel: gegevens die niet altijd correct en niet altijd gecentraliseerd zijn, moeten op één plaats worden geconsolideerd
- herschrijven van loonregels: na verloop van tijd is het niet ongewoon dat deze regels niet volledig gedocumenteerd zijn
- zorgen voor integratie met de applicatieomgeving: een payroll tool vormt soms de HR-referentiebasis voor andere systemen en wordt zelf gevoed door tools van derden, zoals een tijdregistratietool, enz.
Dat is voor wat bestaat.
Een andere uitdaging is om jezelf te projecteren in de nieuwe tool, om kansen voor optimalisatie te benutten: controles, decentralisatie… Het heeft geen zin om van tool te veranderen als je de vorige alleen maar identiek gaat reproduceren.
In deze context is onze aanpak gebaseerd op twee pijlers:
- Planning: het implementeren van een HRIS-tool inclusief een payroll engine is ons vak. De route is bekend en onze methodologie is beproefd. Natuurlijk moet deze worden aangepast aan de specifieke behoeften van de klant en worden gedeeld met alle betrokken partijen: de belangrijkste medewerkers van de klant, het sociaal secretariaat, externe dienstverleners, enz. Het is ook een hulpmiddel om de voortgang te controleren: liggen we op schema? Is het doel nog steeds binnen bereik? Moeten er corrigerende maatregelen worden genomen? Als onderdeel van het Inno project omvat de roadmap de implementatie van payroll, het performance review proces (SuccessFactors Performance & Goals) en training management (SuccessFactors Learning Management). Het laatste belangrijke element in de planning is de validatie van de oplossing door middel van intensieve, geïntegreerde tests: 3 maanden salarisadministratie werden gereproduceerd in de nieuwe oplossing om te valideren dat deze voldeed aan de regels.
- Ondersteuning: HR-werkzaamheden worden niet opgeschort tijdens een project. Dit betekent dat de afdeling deze werklast naast haar dagelijkse activiteiten moet dragen. Onze missie is om gebruikers te ondersteunen om deze extra werklast draaglijk te maken: onze consultants zijn experts op het gebied van payroll, ze kennen de business en spreken dezelfde taal als de klant. Bovendien vergemakkelijkt hun oplossingsgerichte aanpak de besluitvorming: problemen worden geanalyseerd en gedocumenteerd, en er worden concrete oplossingen voorgesteld. Het gaat er ook om de doeloplossing uit te leggen en te illustreren, om deze tastbaar te maken en gebruikers in staat te stellen zichzelf erin te zien. In het geval van het Inno-project bleek de ondersteuning doorslaggevend tijdens de gegevensmigratiefase. We boden ook zeer nauwe ondersteuning bij de go-live, die we ‘Hyper-care’ noemen: onze consultants waren ter plekke aanwezig en konden zelfs hand in hand met de klant bepaalde operationele activiteiten overnemen om ervoor te zorgen dat de overgang soepel verliep. We hebben ons doel bereikt!
#Resultaten
De nieuwe INNO payroll engine is zoals gepland op 1 oktober in productie gegaan.
Vandaag zijn er verschillende payrolls uitgevoerd en de resultaten zijn duidelijk: één consistente tool, een gebruiksvriendelijke interface die gedecentraliseerd beheer mogelijk maakt en een lagere werkdruk voor de teams. Door te kiezen voor deze cloudoplossing zijn de problemen met lokale servers verleden tijd en zijn ze altijd en overal beschikbaar. Het sociaal secretariaat (Partena) kan ook rustig werken op de nieuwe tool, met een perfecte continuïteit.
De vooruitzichten, zelfs voor payroll, houden daar niet op: SuccessFactors biedt elke 6 maanden nieuwe functionaliteiten (Inno zal kunnen beslissen hoe ze te gebruiken), en ‘pay-as-you-go control’ tools kunnen worden verfijnd voor nog meer gemak en proactiviteit (payroll control center). Dit zijn nog maar een paar aspecten en volgens de roll-out roadmap moeten nu de eerste ’talent’-modules live gaan.
Resultaten zoals deze zijn het resultaat van een fijne en sterke samenwerking tussen de verschillende betrokken partijen: de INNO-teams uiteraard, maar hand in hand met de Persolis-teams en de steun van het sociaal secretariaat van Partena. Het is de combinatie van al deze talenten die van zo’n project een succes maakt, en we kunnen alleen maar blij zijn dat we een van de drijvende krachten achter dit project zijn geweest.
Getuigenis van een klant
David Maertens - HR Office Manager INNO
SAP SuccessFactors is veel meer dan een payroll tool! Het stelt onze medewerkers in staat om een hele reeks processen rechtstreeks te beheren: beheer van werktijden, verlof en afwezigheden, beoordelingsgesprekken, opleidingen inclusief online tutorials… Alles is beschikbaar in één tool die toegankelijk is via pc, smartphone en tablet, wat een groot voordeel is. Dit past perfect in de verregaande modernisering van Inno. En het beantwoordt ook aan de verwachtingen van onze medewerkers.
De analyse, implementatie en inbedrijfstelling werden uitgevoerd in trio met Persolis en Partena. Samen vormden we een echt team, met een maximale vlotheid en efficiëntie en een constante communicatie. Onze behoeften werden duidelijk begrepen en de voorgestelde oplossingen waren snel en doeltreffend. Sinds de Go Live heeft de tool volledig aan onze verwachtingen voldaan. En na deze Go Live kunnen we nog steeds rekenen op de ondersteuning van Persolis en Partena Professional.
Persolis getuigenis
Séverine Schepens - Projectmanager Persolis
Onze vruchtbare samenwerking is gebaseerd op wederzijds vertrouwen, dat in de loop der maanden steeds sterker is geworden. Dankzij onze regelmatige en constructieve uitwisselingen zijn we in staat geweest om de juiste richting in te slaan en ervoor te zorgen dat het project zo soepel mogelijk verloopt. Deze solide relatie heeft ons in staat gesteld om efficiënt te werken, waardoor we onze doelstellingen konden bereiken. Onze samenwerking is een echte succesfactor geweest en we kijken ernaar uit om samen te blijven werken aan veelbelovende toekomstige projecten.
