Cas client INNO
INNO booste sa gestion RH en passant sa paie dans le cloud SAP SuccessFactors
#Intro
En tant que filiale de l’entreprise allemande Galeria Kaufhof depuis 2001, INNO a su préserver son esprit pionnier au fil des années. Depuis sa création il y a 125 ans, INNO continue de jouer un rôle de précurseur en Belgique. Le grand magasin classique s’est transformé en un détaillant omnicanal moderne qui rivalise avec les autres grands acteurs du marché.
En Belgique, l’enseigne dispose au niveau RH d’un outil classique de secrétariat social. Comme pour beaucoup d’entreprises, ce type d’outil spécialisé offre un service basique, mais finalement assez peu de valeur ajoutée pour une gestion des ressources humaines performante et moderne.
C’est sur ce constat que INNO s’est tourné vers SAP SuccessFactors : une suite RH complète et entièrement intégrée, qui permet de gérer tous les aspects des ressources humaines (payroll et soft HR) dans un seul outil. Du point de vue de la paie, c’est Partena qui assurera les opérations sur SuccessFactors. Le conformité légale et le respect des échéances restent donc parfaitement garantis.
#La problématique
Un outil de paie est-il un mal nécessaire ou une opportunité d’alléger sa charge administrative, d’améliorer l’expérience de ses collaborateurs, de gérer son risque sur les données (entre autres GDPR) et de se tourner vers une gestion RH moderne ?
En passant d’un moteur de paie classique à SAP SuccessFactors, INNO a décidé de prendre la seconde option. L’ambition est de migrer sa paie, mais de capitaliser directement sur le nouvel outil pour supporter les processus d’évaluation et de gestion de la formation.
#L’approche de Persolis
Le premier focus du projet est la migration du payroll. Passer d’un outil « historique » (et ancien) vers un nouvel outil de paie représente toujours un triple challenge :
- reprise des données : il faut consolider, en un seul lieu, des données pas toujours correctes, pas toujours centralisées
- reprise des règles de paie : avec le temps, il n’est pas rare qu’elles ne soient pas totalement documentées
- assurer l’intégration avec l’environnement applicatif : un outil de paie constitue parfois la base de référence RH vers d’autres systèmes, est elle-même alimentée par des outils tiers tels qu’un outil d’encodage des temps…
Ça c’est pour ce qui existe.
Un autre défi consiste à se projeter dans le nouvel outil, pour en saisir les opportunités d’optimisation : contrôles, décentralisation… inutile de changer d’outil si c’est pour y reproduire le précédent à l’identique.
Dans un tel contexte, notre approche repose sur deux piliers :
- Planifier : mettre en place un outil HRIS incluant un moteur de paie, c’est notre métier. Le trajet est connu et notre méthodologie éprouvée. Il faut bien entendu l’adapter aux spécificités du client et le partager avec l’ensemble des parties prenantes : les ressources clés du client, le secrétariat social, les prestataires tiers… Il s’agit d’une base de travail cruciale afin que chacun sache ce qui est attendu de lui à tout moment, et puisse anticiper. C’est aussi un outil de contrôle de l’avancement : est-on bien sur les rails ? La cible est-elle toujours à notre portée ? Des mesures de correction doivent-elles être prises ? Dans le cadre du projet Inno, la roadmap inclut la mise en place de la paie, du processus de revue de performance (SuccessFactors Performance & Goals) et de gestion de formations (SuccessFactors Learning Management). Dernier élément clé du planning : la validation de la solution à travers des tests intensifs et intégratifs : 3 mois de paie ont été reproduits dans la nouvelle solution pour en valider l’adéquation avec les règles.
- Accompagner : on ne suspend pas les opérations RH pendant un projet. Cela signifie que pour le département, il va falloir assumer cette charge en plus du quotidien. Notre mission est d’accompagner les utilisateurs afin de rendre cette surcharge supportable : nos consultants sont des experts payroll, ils connaissent le métier et parlent la même langue que le client. En outre, leur orientation solution facilite la prise de décision : les problématiques sont analysées, documentées et des pistes concrètes sont proposées. Il est aussi question d’expliquer, d’illustrer la solution cible, afin de la rendre tangible et permettre aux utilisateurs de s’y projeter. Dans le cas du projet Inno, l’accompagnement s’est révélé décisif au cours du projet pour la migration des données. La mise en production a également fait l’objet d’un accompagnement très rapproché, que nous appelons « Hyper-care » : nos consultants sont présents sur site, pouvant même prendre en charge certaines activités opérationnelles main dans la main avec le client de manière à s’assurer que la transition se passe sans écueil. Objectif atteint !
#Les résultats obtenus
Le nouveau moteur de paie de l’INNO a été mis en production au 1 octobre, comme prévu.
Aujourd’hui, plusieurs paie ont tourné, et les résultats sont bien là : un outil unique et cohérent, une interface utilisateur conviviale permettant une gestion décentralisée, une charge de travail réduite pour les équipes. L’adoption de cette solution cloud a éliminé les problèmes associés aux serveurs locaux, assurant une disponibilité constante en tout lieu et à tout moment. Le secrétariat social (Partena) peut également opérer sereinement sur le nouvel outil, dans une parfaite continuité.
Les perspectives, même pour la payroll, ne s’arrêtent pas là : SuccessFactors propose de nouvelles fonctionnalités tous les 6 mois (Inno pourra en décider l’utilisation), des outils de « contrôle de paie au fil de l’eau » peuvent être affinés pour encore plus de facilité et de proactivité (payroll control center). Ce ne sont là que quelques aspects, la roadmap de déploiement prévoit à présent la mise en production des premiers modules « talent ».
De tels résultats sont le fruit d’une belle et forte collaboration entre les différentes parties prenantes : les équipes INNO, bien entendu, mais main dans la main avec les équipes Persolis et le soutien du secrétariat social Partena. C’est la combinaison de tous ces talents qui permet de réussir un tel projet, et nous ne pouvons que nous réjouir d’avoir pu en être une cheville ouvrière.
Témoignage Client
David Maertens - HR Office Manager INNO
SAP SuccessFactors est bien plus qu’un outil payroll ! Il permet à nos collaborateurs de gérer directement toute une série de démarches : gestion du temps de travail, congés et absences, entretiens d’évaluation, formation intégrant des tutoriaux en ligne… Tout est disponible dans un seul et même outil accessible via PC, smartphone et tablette, ce qui est un atout majeur. Cela colle parfaitement avec la profonde modernisation de l’Inno. Et ça répond aussi aux attentes de nos collaborateurs.
Le travail d’analyse, d’implémentation et de mise en service a été mené en trinôme avec Persolis, et Partena. Ensemble, nous avons formé une vraie équipe, avec un maximum de fluidité et d’efficacité et une communication de tous les instants. Nos besoins ont été bien compris, les solutions proposées étaient rapides et performantes. Depuis sa mise en service, l’outil répond pleinement à nos attentes. Et nous pouvons toujours après ce Go Live compter sur le support de Persolis et Partena Professional.
Témoignage
Séverine Schepens - Project Manager Persolis
La collaboration fructueuse que nous avons entretenue repose sur une confiance mutuelle qui s’est consolidée au fil des mois. Grâce à nos échanges réguliers et constructifs, nous avons pu avancer dans la bonne direction et garantir ainsi un déroulement optimal du projet. Cette relation solide a permis une efficacité dans notre travail, nous permettant d’atteindre les objectifs fixés. Notre collaboration a été un véritable moteur de succès et nous sommes impatients de continuer à travailler ensemble pour de futurs projets prometteurs.
