INNO casestudy

INNO verbetert haar HR-management door de salarisadministratie te verhuizen naar de SAP SuccessFactors cloud

#Intro

Als dochteronderneming van het Duitse bedrijf Galeria Kaufhof sinds 2001 heeft INNO zijn pioniersgeest door de jaren heen behouden. Sinds de oprichting 125 jaar geleden heeft INNO een voortrekkersrol gespeeld in België. Het klassieke warenhuis is getransformeerd tot een moderne omnichannel retailer die zich kan meten met de andere grote spelers op de markt.

In België heeft het bedrijf een traditioneel HR-secretariaat. Zoals bij veel bedrijven het geval is, biedt dit type gespecialiseerde tool een basisdienst, maar uiteindelijk weinig toegevoegde waarde in termen van effectief, modern personeelsbeheer.

Met dit in gedachten koos INNO voor SAP SuccessFactors: een uitgebreide, volledig geïntegreerde HR-suite die alle aspecten van human resources (salarisadministratie en soft HR) in één tool beheert. Vanuit het oogpunt van salarisadministratie zal Partena verantwoordelijk zijn voor de activiteiten op SuccessFactors. Wettelijke naleving en respect voor deadlines zijn dus volledig gegarandeerd.

#De uitdaging

Is een payroll tool een noodzakelijk kwaad of een kans om de administratieve last te verlichten, de werknemerservaring te verbeteren, gegevensrisico’s (waaronder GDPR) te beheren en de stap te zetten naar modern HR-management?

Door over te stappen van een traditionele payroll engine naar SAP SuccessFactors, besloot INNO voor de tweede optie te kiezen. De ambitie is om de salarisadministratie te migreren, maar direct gebruik te maken van de nieuwe tool om de beoordelings- en trainingsmanagementprocessen te ondersteunen.

#De benadering van Persolis

De eerste focus van het project is salarismigratie. De overstap van een ‘legacy’ (en oude) payroll tool naar een nieuwe vormt altijd een drievoudige uitdaging:

gegevensherstel: gegevens die niet altijd correct en niet altijd gecentraliseerd zijn, moeten op één plaats worden geconsolideerd
herschrijven van loonregels: na verloop van tijd is het niet ongewoon dat deze regels niet volledig gedocumenteerd zijn
zorgen voor integratie met de applicatieomgeving: een payroll tool vormt soms de HR-referentiebasis voor andere systemen en wordt zelf gevoed door tools van derden, zoals een tijdregistratietool, enz.

Dat is voor wat bestaat.

Een andere uitdaging is om jezelf te projecteren in de nieuwe tool, om kansen voor optimalisatie te benutten: controles, decentralisatie… Het heeft geen zin om van tool te veranderen als je de vorige alleen maar identiek gaat reproduceren.

In deze context is onze aanpak gebaseerd op twee pijlers:

Planning: het opzetten van een HRIS-tool inclusief een loonberekeningsmodule is ons vak. De route is bekend en onze methodologie is beproefd. Het moet natuurlijk worden aangepast aan de specifieke behoeften van de klant en worden gedeeld met alle betrokken partijen: de belangrijkste resources van de klant, het sociaal secretariaat, externe dienstverleners, enz. Het is een cruciale basis om op te werken, zodat iedereen op elk moment weet wat er van hem wordt verwacht en vooruit kan plannen. Het is ook een hulpmiddel om de voortgang te controleren: liggen we op schema? Is het doel nog steeds binnen bereik? Moeten er corrigerende maatregelen worden genomen? Als onderdeel van het Inno project omvat de roadmap de implementatie van salarisadministratie, het prestatiebeoordelingsproces (SuccessFactors Performance & Goals) en trainingsbeheer (SuccessFactors Learning Management). Het laatste belangrijke element in de planning was de validatie van de oplossing door middel van intensieve, geïntegreerde tests: 3 maanden van de salarisadministratie werden gereproduceerd in de nieuwe oplossing om te valideren dat deze voldeed aan de regels.

Ondersteuning: je onderbreekt HR-activiteiten niet tijdens een project. Dit betekent dat de afdeling deze last naast haar dagelijkse werk op zich moet nemen. Onze missie is om gebruikers te ondersteunen om deze overbelasting draaglijk te maken: onze consultants zijn payroll-experts, ze kennen de business en spreken dezelfde taal als de klant. Bovendien maakt hun oplossingsgerichte aanpak het gemakkelijker om beslissingen te nemen: problemen worden geanalyseerd en gedocumenteerd en er worden concrete oplossingen voorgesteld. Het gaat er ook om de doeloplossing uit te leggen en te illustreren, om deze tastbaar te maken en gebruikers in staat te stellen zich erin te verplaatsen. In het geval van het Inno-project bleek de ondersteuning doorslaggevend tijdens de gegevensmigratiefase. We boden ook zeer nauwe ondersteuning voor de go-live, die we ‘Hyper-care’ noemen: onze consultants zijn ter plaatse aanwezig en kunnen zelfs hand in hand met de klant bepaalde operationele activiteiten overnemen om ervoor te zorgen dat de overgang soepel verloopt. Doel bereikt!

#De resultaten

De nieuwe INNO payroll engine is zoals gepland op 1 oktober in productie gegaan.

Vandaag zijn er verschillende payrolls uitgevoerd en de resultaten zijn voor iedereen zichtbaar: een enkele, coherente tool, een gebruiksvriendelijke interface die gedecentraliseerd beheer mogelijk maakt en een verminderde werkdruk voor de teams. Dankzij deze cloudoplossing zijn er geen problemen meer met lokale servers en is er altijd en overal beschikbaarheid. Ook het sociaal secretariaat (Partena) kan met een gerust hart werken met het nieuwe instrument, in perfecte continuïteit.

De vooruitzichten, zelfs voor payroll, houden daar niet op: SuccessFactors biedt elke 6 maanden nieuwe functionaliteiten (Inno zal kunnen beslissen hoe deze te gebruiken), en “pay-as-you-go control” tools kunnen worden verfijnd voor nog meer gemak en proactiviteit (payroll control center). Dit zijn nog maar een paar aspecten en de routekaart voor de uitrol geeft nu aan dat de eerste ’talent’-modules live gaan.

Resultaten zoals deze zijn het resultaat van een fijne en sterke samenwerking tussen de verschillende betrokkenen: de INNO-teams, uiteraard, maar hand in hand met de Persolis-teams en de steun van het sociaal secretariaat van Partena. Het is de combinatie van al deze talenten die een project als dit tot een succes maakt, en we kunnen alleen maar blij zijn dat we een van de drijvende krachten hierachter zijn geweest.

Getuigenis van een klant

David Maertens - HR Office Manager INNO

SAP SuccessFactors is veel meer dan een payroll tool! Hiermee kunnen onze werknemers een hele reeks processen rechtstreeks beheren: beheer van werktijden, verlof en afwezigheden, beoordelingsgesprekken, opleidingen inclusief online tutorials, enz. Alles is beschikbaar in één tool die toegankelijk is via pc, smartphone en tablet, wat een groot voordeel is. Dit past perfect bij de radicale modernisering van Inno. En het voldoet ook aan de verwachtingen van onze werknemers.

De analyse, implementatie en ingebruikname werden uitgevoerd in samenwerking met Persolis en Partena. Samen vormden we een echt team, met een maximale vloeiendheid en efficiëntie en constante communicatie. Onze behoeften werden duidelijk begrepen en de voorgestelde oplossingen waren snel en effectief. Sinds de lancering heeft de tool volledig aan onze verwachtingen voldaan. En na deze Go Live kunnen we nog steeds rekenen op de ondersteuning van Persolis en Partena Professional.

Getuigenis

Séverine Schepens - Projectmanager Persolis

De vruchtbare samenwerking die we hebben gehad, is gebaseerd op een wederzijds vertrouwen dat in de loop der maanden steeds sterker is geworden. Dankzij onze regelmatige en constructieve uitwisselingen zijn we in staat geweest om de juiste richting in te slaan en ervoor te zorgen dat het project zo soepel mogelijk verloopt. Deze solide relatie heeft ons in staat gesteld efficiënt te werken en onze doelen te bereiken. Onze samenwerking is een echte aanjager van succes geweest en we kijken ernaar uit om te blijven samenwerken aan veelbelovende toekomstige projecten.