Digitale transformatie van Soft HR bij AWEX met SAP SuccessFactors en SAP Business AI
#Intro
Het Waalse Agentschap voor Export en Buitenlandse Investeringen (AWEX) is een internationale publieke instelling die bijdraagt aan de economische ontwikkeling van Wallonië.
Het agentschap heeft een diepgaande digitale transformatie opgestart om zijn ondersteunende functies te moderniseren. In dat kader werd Persolis, in samenwerking met EY, geselecteerd om Lot 2 van de HRIS-opdracht te leiden, gericht op de volledige digitalisering van de Soft HR-processen voor zijn 500 medewerkers in België en binnen zijn wereldwijde netwerk.
#De uitdaging
Tot dan toe beheerde AWEX zijn talenten via gefragmenteerde systemen, waardoor een globaal overzicht van competenties ontbrak en niet alle groeiende behoeften werden afgedekt.
De belangrijkste uitdagingen van het project waren:
- Technologische modernisering : Evolutie naar een moderne, veilige en flexibele SaaS/Cloud-omgeving, aangepast aan nieuwe HR-uitdagingen.
- Centralisatie van processen : Uniforme aanpak voor rekrutering, opleiding, loopbaanbeheer en evaluaties voor meer dan 500 medewerkers, verspreid over België en het buitenland (statutaire medewerkers, contractuelen en lokaal aangeworven expats).
- Interoperabiliteit : Zorgen voor een vlotte interactie tussen het toekomstige Soft HR-systeem, het administratief beheersysteem (Lot 1) en het Microsoft-ecosysteem (SharePoint/O365) van het agentschap.
- Conformiteit : Ondersteuning van de specifieke regelgeving van het Waals Wetboek van de Openbare Dienst, terwijl tegelijkertijd een internationale populatie wordt beheerd die onder lokale wetgeving valt.
#De benadering van Persolis
Om deze uitdagingen aan te pakken stelde Persolis de implementatie voor van een geïntegreerde SaaS-oplossing, opgebouwd rond verschillende kernmodules van SAP SuccessFactors, waarbij elke module een extra laag van innovatie en artificiële intelligentie (AI) toevoegt :
- SAP SuccessFactors Recruiting : Optimalisatie van de kandidatenpool via intelligent matching tussen cv’s en vacatures, en analyse van mogelijke biases om inclusieve rekrutering te bevorderen.
- SAP SuccessFactors Learning : Beheer van een dynamische opleidingscatalogus met gepersonaliseerde aanbevelingen op basis van rollen en loopbaanambities.
- SAP SuccessFactors Performance & Goals : Digitalisering van de volledige evaluatiecyclus (planning, opvolging en evaluatie), met AI-ondersteunde doelstellingen en 360° feedback.
- SAP SuccessFactors Career & Talent Development : Identificatie van high potentials (HiPo) en opvolgingsplanning voor kritieke functies om de expertise van het agentschap duurzaam te waarborgen.
- SAP SuccessFactors Employee Central (Backbone) : Centraal fundament dat de consistentie van masterdatagarandeert en een dynamisch organisatieschema (Who’s Who) mogelijk maakt via SharePoint.
Deze aanpak is gebaseerd op de filosofie “Adopt, not Adapt”: het benutten van de native best practices van de oplossing om onderhoud te vereenvoudigen en de Total Cost of Ownership (TCO) onder controle te houden.
#De meerwaarde van AI !
Generatieve AI-functionaliteiten werden geactiveerd om de businesswaarde van de oplossing te verhogen, in het bijzonder binnen twee strategische modules
1. Job Description Enhancement voor de SAP SuccessFactors Recruiting-module
Operationele doelstellingen :
- Generieke beschrijvingen verbeteren zodat ze nauw aansluiten bij de behoeften van de recruiter
- Functieprofielen verfijnen via intelligente aanbevelingen
- Taalbias in vacatures verminderen
Belofte van SuccessFactors :
- Tot 90% reductie in tijd en kosten voor het opstellen van job descriptions
- Ongeveer 5% vermindering van kosten door verkeerde aanwervingen
2. Development Goal Creation voor de SAP SuccessFactors Performance & Goals -module
- Automatische generatie van doelstellingen op basis van de ambities van de medewerker
- Vergelijking tussen initiële inhoud en door AI gegenereerde inhoud
- Personalisatie van doelstellingen per gebruiker
Operationele voordelen :
- Aanzienlijke versnelling van het opstellen van doelstellingen
- Meer meetbare, geharmoniseerde en gestructureerde doelstellingen
- Minder tijd nodig voor formulering en redactie
Belofte van SuccessFactors :
- 60 tot 80% tijdswinst bij de voorbereiding van doelstellingen
- Tot +0,25% verbetering van de productiviteit van medewerkers
Onze aanpak was gebaseerd op verschillende pijlers :
Iteratieve aanpak in 6 fasen : Mobiliseren, Ontwerpen, Realiseren, Testen, Implementeren en Stabiliseren, met een geleidelijke validatie van de configuratie door de AWEX-teams.
HR360-accelerator : Gebruik van gestandaardiseerde en vooraf geconfigureerde HR-processen om de implementatie te versnellen en marktbest practices te garanderen.
Geavanceerde technische integratie : Gebruik van SAP CPI middleware voor geautomatiseerde datastromen en integratie van Azure AD-authenticatie met multifactor-authenticatie voor maximale beveiliging.
De mens centraal in de verandering : Een begeleidingsstrategie gebaseerd op het ADKAR-model, inclusief een grondige opleiding van de “Key Users” (sleutelgebruikers) om de toekomstige zelfstandigheid van de HR-teams te waarborgen.
#Resultaten
Dankzij deze samenwerking beschikt AWEX vandaag over een performant HR-ecosysteem met concrete voordelen:
360°-zicht :
Analytische rapporten en dynamische dashboards bieden een volledig overzicht van alle medewerkerssegmenten en ondersteunen strategische besluitvorming.
Operationele efficiëntie :
Automatisering van repetitieve taken, eliminatie van dubbele invoer dankzij naadloze integratie tussen Hard en Soft HR-systemen via SAP Integration Suite, en efficiëntere goedkeuringsworkflows.
Verbeterde medewerkerervaring :
Medewerkers beheren hun eigen ontwikkeling via de ESS-interface (Employee Self-Service), terwijl managers hun teams aansturen via MSS (Manager Self-Service).
Continue innovatie :
Integratie van AI-functionaliteiten voor intelligente kandidatenmatching en predictieve analyse van interne mobiliteit.
Getuigenis van een klant
Clément Simon - HR-Directie, AWEX
« Het project heeft AWEX in staat gesteld een belangrijke stap te zetten in de modernisering van zijn Soft HR-processen. De integratie van AI vormt een echte hefboom voor operationele efficiëntie, terwijl tegelijkertijd de ervaring van medewerkers en managers, zowel in België als in het buitenland, wordt verbeterd. Deze aanpak opent concrete perspectieven voor een efficiënter en wendbaarder talentbeheer. »
Persolis getuigenis
Mehdi Chaârane - Managing Consultant - Senior Functioneel Expert SAP SuccessFactors.
« Het succes van het AWEX-project illustreert vooral de kracht van een nauwe en betrokken samenwerking tussen business-teams, IT en onze experts bij Persolis, part of Expertum. Samen hebben we een ambitie omgezet in een concrete, performante en duurzame oplossing.
Dankzij SAP SuccessFactors en de kracht van zijn native artificiële intelligentie beschikt AWEX vandaag over een moderne HR-platform dat zijn processen optimaliseert en zijn medewerkers, managers en HR-teams dagelijks beter ondersteunt.
Dit project toont aan dat, naast technologie, luisteren, co-creatie en wederzijds vertrouwen de echte succesfactoren zijn die een tastbare impact voor de organisatie mogelijk maken. »
