RESA Casestudie #2

Overgang naar SAP SuccessFactors Employee Central om HR-processen te optimaliseren

#Intro

Als onderdeel van het RESA-project was de belangrijkste doelstelling de introductie van een nieuwe tool voor personeelsadministratie en het beheer van organigrammen.
Het doel van dit initiatief was om het HR Admin team te voorzien van één enkele, meer intuïtieve oplossing, ter vervanging van bestaande systemen en vooruitlopend op de mogelijke migratie van SAP naar de cloud.

Het project volgde op de uitrol van de modules SuccessFactors Learning en Performance and Goal Management om informatie te centraliseren en HR-processen te stroomlijnen (met name rond talentmanagement).

Dit project bestond uit :

De overstap maken van SAP On premise naar de module SuccessFactors Employee Central
De HR-applicatieperimeter vereenvoudigen en moderniseren door het aantal systemen en gegevensbronnen te verminderen
Inspelen op bedrijfsbehoeften met betrekking tot de ontmanteling van de Access DB
Voorzie het HR-Admin team van een nieuw digitaal platform voor administratief beheer van Resa personeel.
Om Resa-personeel in staat te stellen algemene informatie over hun profiel te verkrijgen en het bijgewerkte organigram te bekijken.

#De uitdaging

Voorheen werd het administratieve beheer van het personeel en het organigram bij RESA uitgevoerd met behulp van SAP on-premise en een Access-database.
Deze aanpak met meerdere systemen leidde tot inefficiëntie en toenemende complexiteit.
Aangezien de ondersteuning voor SAP ECC HCM in 2027 afloopt, was bovendien een meer toekomstbestendige oplossing vereist.
Persolis voerde een gedetailleerde analyse uit van de bestaande infrastructuur, die leidde tot de selectie en implementatie van de SuccessFactors Employee Central-module.

Het doel van dit project was dan ook om het ‘HR-admin’-team te voorzien van één enkele, meer intuïtieve bron voor personeelsadministratie.

#De benadering van Persolis

Persolis begon zijn opdracht met een grondige analyse van de bestaande architectuur van RESA.
Vervolgens werd gekozen voor SuccessFactors Employee Central om alle personeelsgegevens te beheren.
Workshops werden gehouden om de technische en business aspecten te verduidelijken en een To-Be oplossing werd ontwikkeld.

1. Analyse van de bestaande architectuur: Persolis begon met een beoordeling van de HR-infrastructuur bij RESA, waarbij de bestaande systemen, hun onderlinge verbindingen en de processen die betrokken zijn bij het administratief beheer van personeel en het organigram werden geïdentificeerd.
SuccessFactors Employee Central werd gekozen als de oplossing om aan de zakelijke vereisten te voldoen.

Workshops voor verduidelijking en planning: Persolis organiseerde workshops met het HR-Admin team van RESA om de businessvereisten te verduidelijken, de huidige processen te begrijpen en de visie van de te implementeren oplossing te definiëren.
Deze sessies leverden essentiële informatie op voor het ontwerp van de oplossing.
Op basis van de verzamelde informatie ontwikkelde Persolis een doeloplossing (“To-Be”) die de architectuur, functionaliteiten en processen van het nieuwe Employee Central platform beschreef.

Implementatie van de “To-Be” oplossing : Onze missie werd vervolgens gevolgd door de implementatie van de To-Be oplossing met een proefmigratie met behulp van de InfoPorter tool, die tijdens de verkenningsfase nauwkeurig was bestudeerd door Persolis.
Dit vergemakkelijkte de migratie van gegevens uit bestaande systemen naar Employee Central.
Deze fase omvatte een diepgaande analyse van het datamodel, de mappings en transformaties die nodig waren om de integriteit en consistentie van de gemigreerde gegevens van het ene systeem naar het andere te waarborgen.
Testfase: Om de kwaliteit en de functionaliteit van de oplossing te garanderen, voerde het Persolis-team diepgaande functionele tests uit op basis van de testscenario’s die RESA had opgesteld.
Dankzij deze tests konden discrepanties tussen de tijdens de workshops gedefinieerde vereisten en de geïmplementeerde oplossing worden geïdentificeerd en gecorrigeerd.
RESA voerde ook zijn eigen tests uit voordat de integratietests plaatsvonden.
Deze werden uitgevoerd om het systeem als geheel te valideren en de consistentie en compatibiliteit met de andere door RESA gebruikte systemen te waarborgen.
Tijdens deze validatiefase werkten het Persolis-team en RESA samen om de klant te helpen het systeem optimaal te benutten en een vlotte overgang naar de nieuwe oplossing te verzekeren.

5. Go Live : Nadat de tests gevalideerd waren en eventuele problemen verholpen, voerde ons team de laatste fase van het project uit: Go Live.
In deze cruciale fase werd het nieuwe platform in productie genomen en begon het operationele gebruik ervan door de HR Admin-teams van RESA.

#De resultaten

De uitrol was een succes, met een soepele overgang naar het nieuwe platform ondanks de uitdagingen die we tegenkwamen.
De HR-Admin teams van RESA profiteren nu van een meer intuïtieve en gecentraliseerde tool voor het administratieve beheer van personeel en het organigram.
Functionele en integratietests garandeerden de kwaliteit en functionaliteit van de oplossing, wat resulteerde in een succesvolle Go Live.

Concluderend heeft het RESA-project de HR-processen gemoderniseerd, de systemen gestroomlijnd en RESA voorbereid op de toekomst, met een robuuste en toekomstbestendige oplossing voor personeelsbeheer.

Getuigenis van een klant

Laurence Gordenne - CIO & Directeur Resa Transformatie en Digitalisering

Dit project was een succes voor Resa.
Open en effectieve communicatie was essentieel om het project soepel te laten verlopen.
Het projectbeheer volgde de beste praktijken en maakte regelmatig contact mogelijk, met feedback over blokkerende punten en risico’s.
Dit betekende dat in elke fase van het project op een collaboratieve manier naar oplossingen voor problemen kon worden gezocht.

Ondanks enkele vertragingen bij de go Live heeft Persolis steeds blijk gegeven van professionalisme en aanpassingsvermogen.
De technische uitdagingen van het project werden bij aanvang onderschat en hadden beter geanticipeerd kunnen worden.
Rekening houden met de enigszins complexe bestaande infrastructuur van RESA was een belangrijke succesfactor.
Desondanks maakte de geest van samenwerking het mogelijk om het project af te ronden en de gestelde doelen te bereiken.
Resa is ervan overtuigd dat deze oplossing tastbare voordelen zal opleveren voor het bedrijf.

Persolis getuigenis

Marie Dubern - SuccessFactors Consultant Persolis

Dit project was een zeer lonende ervaring.
Ik vond het project erg interessant en ik heb tijdens het hele proces veel geleerd.
Werken met een zorgzaam, dynamisch en ondersteunend team was een echte kans.
Vlotte communicatie met de klant en vertrouwen waren belangrijke elementen om het project tot een succes te maken.

Natuurlijk was het niet zonder uitdagingen.
Strakke timing, overlappende fasen en soms complexe architectuur vormden een aantal obstakels.
Dankzij onze inzet en nauwe samenwerking konden we deze uitdagingen echter met succes overwinnen.
Ik ben tevreden met het werk dat we hebben verricht en ervan overtuigd dat deze oplossing RESA echte voordelen zal opleveren.