Uitbesteding van het onderhoud van het salarissysteem om het proces te beveiligen.
#Intro
Als wereldleider op het gebied van cement – aggregaten – beton heeft de multinational Holcim Ltd niet minder dan 70.000 werknemers en stelt 700 mensen tewerk in België, verspreid over 20 sites. Het uitbesteden van het onderhoud van het salarissysteem lag daarom voor de hand voor de onderneming uit Zug.
De diversiteit van het personeelsbestand en van de vestigingsplaatsen is namelijk een belangrijk punt in het personeelsbeheer van Holcim, met name wat het loonbeheer betreft. Naast deze lokale complexiteit moet ook rekening worden gehouden met interacties met SAP-onderhoudsteams. Holcim heeft vervolgens het beheer van zijn HR-toepassingen in Spanje en de codering in Polen gecentraliseerd.
#De uitdaging
De prioriteit van het Belgische HR-team van Holcim (bestaande uit gemiddeld 4 managers) is te zorgen voor de end-to-end efficiëntie van het payrollsysteem voor alle werknemers in België. En dat is zowel qua timing als qua nauwkeurigheid. Om het serviceniveau op lange termijn te garanderen, heeft Holcim gekozen voor een volledige uitbesteding van het onderhoud aan Persolis.
Het Zwitserse bedrijf was op zoek naar SAP payroll-expertise om alle juridische en contractuele bijzonderheden te integreren, het lokale HR-team te ondersteunen en contacten te onderhouden met de transnationale onderhoudsteams.
#De benadering van Persolis
De eerste activiteiten van Persolis bestonden uit ondersteuning bij het structureren van de relatie tussen de verschillende partijen, met name tussen het Belgische operationele team en de IT-teams in Spanje. In de loop der jaren zijn de projectmanagers erin geslaagd een doeltreffende en lonende samenwerking op te bouwen. Het project wordt beheerd op basis van vertrouwen, co-creatie en samenwerking, zowel aan de onderhoudskant als aan de ontwikkeling van SAP-systemen.
De lokale aanwezigheid van onze consultants betekent dat we flexibel, wendbaar en zeer responsief zijn, of we nu op locatie of op afstand werken. Een onmiskenbare factor voor succes en klanttevredenheid.
Aangezien de SAP-systemen voor België worden beheerd op een meerlandenplatform in Spanje, hebben de Persolis-teams ook aangetoond dat zij in staat zijn interacties met internationale teams doeltreffend te beheren.
De aanpak van Persolis bestond erin het applicatiebeheer van Holcim’s SAP payroll systeem in België volledig uit te besteden.
De Belgische juridische bijzonderheden in verband met de talrijke statuten van de werknemers zijn geïntegreerd, evenals hun regelmatige bijwerking volgens de nieuwe collectieve overeenkomsten.
Bovendien werd rekening gehouden met de diversiteit van de regelgeving en de complexiteit van het tijdbeheer.
Naast het operationele onderhoud van de payroll deden de Persolis-experts ook aanbevelingen om de werkmethodes te optimaliseren en bepaalde processen te automatiseren. De uitvoering van deze nieuwe ontwikkelingen heeft dus tijd vrijgemaakt voor codering en controle.
#Resultaten
De vertrouwensrelatie en de kwaliteit van de samenwerking met de HR-teams van Holcim waren ongetwijfeld twee van de doorslaggevende factoren voor het succes van deze opdracht.
Ze gaven de klant volledige gemoedsrust over de volledige uitbesteding van het onderhoud van zijn payrollsysteem op SAP. De positieve interacties tussen de teams maakten het mogelijk te anticiperen op kritieke fasen en de vereiste interventies te plannen, waardoor het aantal incidenten en problemen die inherent zijn aan elk IT-project sterk werd verminderd. Persolis zorgde ook voor operationele en juridische zekerheid, optimalisatie van belangrijke processen en voortdurende verbetering van systemen.
Getuigenis van een klant
Marc Alen - HR Manager & Payroll Holcim
“Onze samenwerking is gebaseerd op vertrouwen en respect en is een echt succes. Partner van Holcim zijn is geen gemakkelijke taak gezien de complexiteit van het bedrijf en zijn regels. In Persolis hebben we professionele, oplossingsgerichte en flexibele consultants gevonden.
Zo’n partnership bouw je niet op één dag op, maar de bereidheid van Persolis om samen te bouwen aan een gezonde langetermijnrelatie is opmerkelijk.
Bovendien hebben we steeds het bewustzijn en de verantwoordelijkheid van de consultants kunnen vaststellen ten opzichte van de problematiek die ze behandelen, en dit in een aangename werkomgeving. Kortom, Persolis is een belangrijke partner voor onze personeelsdienst.
Persolis getuigenis
Geoffrey - Persolis Payroll Expert die sinds 2016 aan het Holcim project werkt
“De menselijke dimensie van de relatie tussen onze twee teams is waarschijnlijk het meest bevredigende element van deze missie. De klant voorzien van onze expertise op het gebied van payroll en de kwaliteit van de dienstverlening waarborgen: dat is ons werk. Het is echter niet altijd vanzelfsprekend om ze in een respectvolle en coöperatieve context toe te passen. Ook al werken we in de IT, we zijn geen machines. Vertrouwen is een bepalende factor voor het succes van onze projecten, en dat vertrouwen moet worden verdiend! Dit wordt bereikt door echte nabijheid tussen middelen, die elkaar echt kennen, fysiek. We zijn er erg trots op dat we dit samen met de Holcim-teams op een oprechte en duurzame manier tot stand hebben kunnen brengen.
