Cas client Décathlon

Décentraliser la gestion du payroll pour coller à la culture d'entreprise.

#Intro

Décathlon, c’est plus de 3 500 collaborateurs en Belgique, répartis entre 2 500 employés et un bon millier de contrats étudiants.

L’entreprise est réputée pour son efficacité, sa culture de promotion interne et la recherche permanente de développement de la prise de responsabilité au niveau du terrain. Pour elle, l’expérience collaborateur doit être au cœur de son management d’entreprise.

C’est pourquoi, afin d’optimiser la qualité des relations de travail de ses collaborateurs, le groupe de distribution se devait de mettre en place un système de gestion de paie plus rapide offrant plus d’autonomie au niveau local.

#La problématique

La gestion de la paie de l’ensemble des collaborateurs de Décathlon, qui représente un volume plutôt important, était externalisée sur un moteur de paie classique de secrétariat social. Cette configuration avait pour conséquence de complexifier le travail des managers de rayons pour l’embauche de personnel. D’autant plus que le groupe est confronté de manière permanente à une grande rotation des effectifs. Bien que les managers de rayon disposent d’une grande autonomie de gestion de leurs collaborateurs directs, la production des documents contractuels pouvait parfois freiner la dynamique locale et affecter l’expérience collaborateur.

L’urgence était donc de renforcer l’autonomie des responsables opérationnels en internalisant et en simplifiant le processus de renouvellement des contrats.

#L’approche de Persolis

Le système de gestion du payroll est souvent le maillon faible du dispositif lorsque l’on évoque des besoins de décentralisation RH. Il s’agit d’un domaine sensible et complexe. En ce qui concerne la problématique de Décathlon, notre approche s’est focalisée sur l’accompagnement vers une plus grande automatisation permettant l’amélioration de l’expérience collaborateur et de l’agilité globale de l’organisation. Pour y parvenir, les équipes de Décathlon avaient besoin d’un interlocuteur à leur écoute, capable de traduire ce besoin spécifique en solution combinant la flexibilité du sur-mesure et les coûts d’intégration d’un outil standard . Notre première action a été de dédier un coordinateur chargé de résoudre les problèmes rencontrés entre Décathlon, le secrétariat social Partena et Persolis tout au long de la transformation du système de paye de l’enseigne. Ensuite, nous avons travaillé sur le renforcement de l’agilité de l’équipe par l’implémentation de la solution SAP SuccessFactors. Conçu sous forme de Cloud, l’outil SAP SuccessFactors a été imaginé pour être utilisé n’importe où, tant sur un smartphone que sur un ordinateur. Tous les problèmes liés à l’accessibilité sont éliminés. Element important pour notre client, opter pour SuccessFactors a permis au groupe de facilement transférer la gestion des contrats vers le management de proximité.

#Les résultats obtenus

Bien sûr, le passage sur la nouvelle plateforme SAP SuccessFactors ne s’est pas concrétisé en quelques semaines. Notre équipe a ajusté la solution mise en œuvre afin de rencontrer les attentes en matière de flux de données, de contrôle et règles spécifiques. Aujourd’hui, nous pouvons affirmer que les résultats sont effectifs. Le flux de gestion des contrats de travail est performant à 99 %. Le travail des managers de rayons de Décathlon est simplifié et les procédures bien plus rapides grâce à un encodage unique, délesté de tout ce qui est superflu. Les bénéfices liés à l’automatisation d’une série d’encodages et à la création de nouvelles fonctionnalités aident désormais les managers de terrain à mettre en place une meilleure expérience collaborateur et de gagner en agilité.

Témoignage client

« Le passage sur SAP SuccessFactors nous permet aujourd’hui de gérer des modèles qui correspondent mieux à la réalité, simplement parce que l’outil nous offre la possibilité de développer des écrans conformes à nos besoins.
L’automatisation des champs à remplir représente un réel gain de temps.
En moyenne, un contrat nécessite que nous remplissions une quarantaine de rubriques.
Aujourd’hui, une vingtaine d’entre elles sont automatisées. »