Les 10 meilleures raisons de passer au cloud avec les solutions SAP SuccessFactors
1# Expérience utilisateur, navigation et facilité d'utilisation incroyables
Les collaborateurs de votre entreprise ont besoin d’une solution RH intuitive et facile à utiliser, qui soit pour eux une aide plus qu’une charge, qui leur apporte de l’efficacité. Avec SAP® ERP® HCM, à moins d’avoir déployé des applications FIORI, vous vous connectez à une application au look&feel complexe, vous devez connaître les codes de transaction, les numéros d’infotype, etc. pour naviguer dans le système.
Avec les solutions SAP SuccessFactors, vous vous connectez à l’aide de votre navigateur Internet, ce qui offre non seulement une expérience utilisateur familière, mais facilite également l’appropriation par les collaborateurs, en particulier pour les utilisateurs occasionnels. Si vous disposez déjà d’un environnement FIORI dans d’autres domaines, vous offrirez une expérience cohérente à vos collaborateurs.
2# La capacité d'adopter les dernières innovations
Les organisations doivent rester à la pointe des dernières innovations en matière de pratiques RH afin de rester compétitives sur le marché du travail sous tension (« guerre des talents »). Maintenir SAP ERP HCM à jour signifie que des ressources techniques doivent appliquer les mises à jour du système, les configurer ne fut-ce que pour activer les fonctionnalités disponibles, voire développer des fonctionnalités spécifiques en propre.
Les solutions SAP SuccessFactors sont toujours à jour. Cela signifie que vous n’êtes pas à la traîne, incapable de tirer parti des nouvelles pratiques RH. En outre, les administrateurs peuvent utiliser le « centre de mise à niveau » (upgrade center), qui vous permet de choisir et de mettre en œuvre des fonctionnalités au rythme qui convient le mieux à votre organisation.
3# La fonctionnalité en libre-service et mobile
Le « self-service », l’accès mobile à ses données et la possibilité de réaliser des transactions à distance est une pratique courante de notre vie quotidienne. En tant que collaborateur d’une entreprise, il est logique d’attendre à ce que les interactions soient aussi faciles et pratiques que ce qu’offrent les produits et applications utilisés tous les jours. Avec SAP ERP HCM, le libre-service est possible mais nécessite une licence supplémentaire, et un projet de déploiement.
Pour ce qui concerne Successfactors, SAP a conclu un partenariat avec Apple et Google pour que les applications mobiles soient disponibles sur l’Apple App Store et le Google Play store. Cela permet à vos collaborateurs d’avoir un accès facile et pratique aux informations et transactions relatives aux ressources humaines, à partir d’un device qu’ils ont sur eux, tous les jours.
4# La facilité d'extension
Chaque entreprise dispose de spécificités en matière RH, il s’agit même souvent d’un facteur de différenciation utile pour l’employer branding. Dans SAP HCM, il est généralement requis de mobiliser un technicien pour étendre le système afin d’y stocker des données ou fonctionnalités personnalisées. Dans de nombreux cas, il faut une semaine ou plus de développement pour que les champs soient disponibles dans l’écran souhaité (infotype).
Avec les solutions SAP SuccessFactors, vous pouvez créer des champs personnalisés sur des objets standard en quelques minutes grâce au « centre d’administration » (admin center). Il inclut l’exposition aux API pour permettre les échanges avec l’environnement applicatif.
Lorsque vous avez besoin de plus que l’extensibilité standard, vous pouvez également utiliser SAP Business Technology Platform (SAP BTP) pour développer vos propre extension et disposer ainsi d’une plateforme totalement à votre image, tout en gardant le noyau applicatif Successfactors « propre » (et donc toujours compatible avec les évolutions futures du produit).
5# La facilité de chargement des données
Le chargement de données dans un système est une tâche courante (lors d’embauches massives, d’acquisitions, de fusions, etc). Avec SAP ERP HCM, le chargement des données dans le système à l’aide de la fonctionnalité standard Transaction LSMW est généralement une tâche technique.
La plupart des organisations ont créé des programmes ABAP personnalisés pour charger les données. Cela nécessite l’intervention d’un développeur et généralement des semaines de développement, en particulier pour les infotypes personnalisés.
Avec les solutions SAP SuccessFactors, un outil standard du « centre d’administration » permet d’importer rapidement et facilement des informations telles que les données des employés. Cela inclut la possibilité de générer des « templates » de chargement à partir du système. Le template est automatiquement mis à jour, de sorte que si vous ajoutez un champ personnalisé, il sera également possible de l’ajouter à ce modèle.
6# Sécurité et autorisation
Il est de la plus haute importance de sécuriser les données RH et de s’assurer que les employés ne voient que les données dont ils ont besoin pour leur travail. Avec SAP ERP HCM, le cadre de sécurité est très flexible mais extrêmement technique, en particulier pour les données RH. Un cours complet de cinq jours est consacré à l’enseignement des autorisations dans SAP ERP HCM et nécessite généralement une ressource spéciale pour le comprendre.
Avec les solutions SAP SuccessFactors, vous configurez les autorisations avec des permissions basées sur les rôles (ou Role Based Permissions), qui sont intuitives et plus faciles à utiliser. Pour simplifier, vous utilisez deux activités principales (Gérer les groupes d’autorisation et Gérer les rôles d’autorisation) pour créer des groupes (y compris des groupes dynamiques) et attribuer des autorisations qui permettent aux groupes d’accéder au système.
La présentation est intuitive, avec des groupes et des noms clairs. Vous pouvez également tirer parti de la configuration dynamique par poste, de sorte que les autorisations des collaborateurs peuvent être automatiquement mises à jour à mesure qu’ils évoluent dans l’organisation
7# La facilité des workflows
L’approbation et le suivi des approbations sont extrêmement importants dans le domaine des ressources humaines. Avec SAP ERP HCM, la tâche de workflow nécessite une ressource hautement spécialisée. Parce que le cadre du workflow est conçu pour l’ensemble de l’entreprise et non pour les RH, il dispose de nombreuses options puissantes dont les RH n’ont pas nécessairement besoin.
Dans les solutions SAP SuccessFactors, le processus d’approbation et de suivi est une activité du centre d’administration, avec une interface utilisateur simplifiée pour la création de workflows. Vous pouvez développer et utiliser des rôles dynamiques que vous pouvez adapter en fonction des données de l’employé mises à jour. Vous pouvez facilement ajouter des rôles « cc » et des notifications pour informer des personnes de l’avancement du workflows, sans qu’elles en soient parties prenantes.
8# La simplification et l'automatisation de la saisie des données
La possibilité de supprimer le travail manuel des mains des collaborateurs en l’automatisant est très importante pour les ressources humaines. SAP ERP HCM offre une variété d’options à cet effet, avec la possibilité d’utiliser des fonctionnalités, des actions dynamiques, des extensions voire de la connectivité vers des outils tiers. Cependant, l’automatisation est une tâche technique qui peut impliquer un code “sur mesure” – un code qui doit également être maintenu et testé lors des mises à jour.
Avec les solutions SAP SuccessFactors, l’activité « Configurer les règles de gestion » du centre d’administration permet de configurer des règles pour simplifier et automatiser la saisie des données. Cette activité utilise la logique IF-THEN pour vous permettre d’effectuer des opérations telles que la définition de valeurs par défaut et le déclenchement de workflows ou d’autres éléments. Vous affectez une règle à un objet et contrôlez le moment et la manière dont elle est déclenchée. Le cadre standard prend en charge les champs personnalisés et vous pouvez créer une logique pour les objets personnalisés, qui sont automatiquement pris en charge dans les mises à niveau.
9# Les organigrammes et vue d'ensemble de l'entreprise
Les employés doivent pouvoir voir qui sont les personnes qui travaillent dans votre organisation. Cela inclut les départements, les relations hiérarchiques, les informations de contact et bien plus encore. Avec SAP ERP HCM, bien qu’il existe des modules complémentaires pour faciliter la création d’organigrammes, leur utilisation n’est pas intuitive.
Les solutions SAP SuccessFactors offrent un organigramme qui permet de naviguer facilement et de voir qui est qui. Vous bénéficiez d’organigrammes qui vous donnent une vue d’ensemble de votre organisation, y compris des postes qui peuvent ne pas avoir de collaborateur associé (poste vacant).
Une aperçu d’ensemble de la structure de l’entreprise permet aux RH de visualiser l’organisation d’un département, d’une division ou d’une unité opérationnelle. Enfin, vous pouvez utiliser un organigramme standard disponible dans les applications Apple et Android pour les solutions SAP SuccessFactors.
Au-delà de l’organigramme qui constitue une vue assez statistique de l’organisation, SuccessFactors offre la possibilité de créer des structures temporaires, afin de rassembler des collaborateurs sur un projet ou une mission temporaire. SuccessFactors permet ainsi à l’organisation de capitaliser sur des talents, tout en motivant ses collaborateurs en leur permettant de valoriser leurs compétences.
10# L'intégration (externe et interne)
L’une des principales tâches des RH consiste à introduire des données dans le système et à les exporter vers d’autres personnes qui en ont besoin. Avec SAP ERP HCM, cette tâche très technique exige presque toujours qu’un programmeur ABAP crée un programme personnalisé pour extraire les données du système. La création d’un programme peut prendre des semaines ou des mois à un développeur, qui doit ensuite en assurer le suivi.
Les solutions SAP SuccessFactors disposent d’un outil standard pour le centre d’intégration qui fournit un lieu central pour les intégrations, permet la création d’intégrations entrantes et sortantes, ainsi que la capacité de surveiller les intégrations.
Il est également important d’assurer la communication entre les modules, par exemple entre le recrutement, l’intégration et les ressources humaines de base. Bien que SAP ERP HCM fournisse une intégration standard, sa mise en place nécessite un middleware (le service SAP Cloud Integration) car il n’est pas conçu de cette manière en mode natif. Les solutions SAP SuccessFactors facilitent la communication entre les modules.
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Un rapport de recherche signé PwC en 2022, montre en quelques chiffres pourquoi passer à une stratégie RH basée sur le cloud :
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