Transformation Digitale du Soft RH pour l’AWEX avec SAP SuccessFactors et SAP Business AI.
#Intro
L’Agence Wallonne à l’Exportation et aux Investissements Étrangers (AWEX) est un organisme d’intérêt public de dimension internationale du développement économique de la Wallonie. Elle a entrepris une transformation digitale profonde pour moderniser ses fonctions de support. Dans ce contexte, Persolis, en partenariat avec EY, a été choisi pour piloter le Lot 2 du marché SIRH, portant sur la digitalisation complète des processus de Soft RH pour ses 500 agents en Belgique et dans son réseau mondial.
#Le défi
L’AWEX gérait jusqu’alors ses talents via des systèmes fragmentés limitant la visibilité globale sur les compétences et ne couvrant pas l’intégralité de ses besoins croissants.
Les enjeux majeurs du projet étaient multiples :
- Modernisation technologique : Évolution vers une plateforme SaaS/Cloud moderne, sécurisée et flexible, adaptée aux nouveaux enjeux RH.
- Centralisation des processus : Unifier la gestion des recrutements, des formations, des carrières et des évaluations pour plus de 500 agents répartis en Belgique et à l’étranger (agents statutaires, contractuels et locaux expatriés.)
- Interopérabilité : Garantir un dialogue fluide entre le futur système Soft RH, l’outil de gestion administrative (Lot 1) et l’écosystème Microsoft (SharePoint/O365) de l’Agence.
- Conformité : Soutenir les spécificités réglementaires du Code wallon de la Fonction publique tout en gérant une population internationale soumise au droit local.
#L’approche de Persolis
Pour répondre à ces défis, Persolis a proposé de déployer une solution SaaS intégrée, structurée autour de modules clés de SAP SuccessFactors, chacun apportant une brique d’innovation et d’intelligence artificielle (IA) :
- SAP SuccessFactors Recruiting : Optimisation de la candidathèque avec un matching intelligent entre les CV et les offres, et une analyse des biais pour favoriser un recrutement inclusif.
- SAP SuccessFactors Learning : Gestion d’un catalogue de formation dynamique offrant des recommandations personnalisées basées sur les rôles et les aspirations de carrière.
- SAP SuccessFactors Performance & Goals : Digitalisation du cycle complet d’évaluation (planification, fonctionnement, bilan) avec des recommandations d’objectifs assistées par l’IA et des feedbacks à 360°.
- SAP SuccessFactors Career & Talent Development : Identification des hauts potentiels (HiPo) et cartographie des successions pour les postes critiques afin de pérenniser l’expertise de l’Agence.
- SAP SuccessFactors Employee Central (Backbone) : Socle central garantissant la cohérence des données signalétiques et permettant une vision organique dynamique (Who’s Who) via SharePoint.
Cette approche repose sur la philosophie « Adopt, not Adapt » : utiliser les meilleures pratiques natives de l’outil pour garantir une maintenance simplifiée et un coût total de possession (TCO) maîtrisé.
#Le plus de l’IA !
Des fonctionnalités d’intelligence artificielle générative ont été activées afin d’augmenter la valeur métier de la solution, notamment sur deux modules stratégiques :
1. Job Description Enhancement pour le module SAP SuccessFactors Recruiting
Cette fonctionnalité permet de générer et d’améliorer automatiquement les descriptions de poste à l’aide de l’IA.
Objectifs opérationnels :
- Améliorer des descriptions génériques pour refléter précisément les besoins du recruteur
- Affiner les profils de poste grâce à des recommandations intelligentes
- Réduire les biais linguistiques dans les annonces
La promesse de SuccessFactors :
- Jusqu’à 90 % de réduction du temps et des coûts de création des job descriptions
- Environ 5 % de réduction des coûts liés aux mauvaises embauches
2. Development Goal Creation pour le module Performance & Goals
Cette fonctionnalité assiste les collaborateurs dans la définition d’objectifs de performance et de développement personnalisés.
Capacités clés :
- Génération d’objectifs basés sur les aspirations exprimées par l’employé
- Comparaison entre contenu initial et contenu généré par l’IA
- Personnalisation des objectifs pour chaque utilisateur
Bénéfices opérationnels :
- Accélération significative de la création d’objectifs
- Objectifs plus mesurables, harmonisés et structurés
- Réduction du temps de conception et de rédaction
La promesse de SuccessFactors :
- 60 à 80 % de gain de temps dans la préparation des objectifs
- Jusqu’à +0,25 % d’amélioration de la productivité des employés
Notre méthodologie s'est articulée autour de plusieurs piliers :
Une démarche itérative en 6 phases :
Mobiliser, Concevoir, Réaliser, Tester, Déployer et Stabiliser, permettant une validation progressive de la configuration par les équipes de l’AWEX.
L’accélérateur HR360 :
L’utilisation de processus RH standardisés et pré-configurés pour accélérer le démarrage et garantir l’adoption des meilleures pratiques du marché.
Une intégration technique avancée :
Utilisation du middleware SAP CPI pour l’automatisation des flux de données et intégration de l’authentification Azure AD avec authentification multifactorielle pour une sécurité maximale.
L’humain au cœur du changement :
Une stratégie d’accompagnement basée sur le modèle ADKAR, incluant une formation poussée des « Key Users » (utilisateurs clés) pour assurer l’autonomie future des équipes RH.
#Les résultats obtenus
Grâce à cette collaboration, l’AWEX dispose désormais d’un écosystème RH performant offrant des bénéfices concrets :
Vision à 360° :
Des reportings analytiques et des tableaux de bord dynamiques offrent une vue à 360° sur l’ensemble des segments de collaborateurs, facilitant les décisions stratégiques.
Efficacité opérationnelle :
Automatisation des tâches récurrentes, suppression des doubles encodages grâce à une intégration parfaite entre les outils Hard et Soft RH via la SAP Integration Suite et fluidification des workflows d’approbation.
Expérience collaborateur améliorée :
Les collaborateurs gèrent leur propre développement via l’interface ESS (Employee Self-Service), tandis que les managers pilotent leurs équipes avec l’interface MSS.
Innovation continue :
Intégration de fonctionnalités d’intelligence artificielle pour le matching intelligent des candidats et l’analyse prédictive de la mobilité interne.
Témoignage Client
Clément Simon - Direction des Ressources Humaines à l'Awex
« Le projet a permis à l’AWEX de franchir une étape importante dans la modernisation de ses processus soft RH. L’apport de l’IA constitue un véritable levier d’efficacité opérationnelle, tout en améliorant l’expérience des collaborateurs tant en Belgique qu’à l’étranger ainsi que des managers. Cette approche ouvre des perspectives concrètes pour une gestion plus efficiente et plus agile de nos talents. »
Témoignage Persolis
Mehdi Chaârane – Managing Consultant – Expert fonctionnel senior SAP SuccessFactors.
« Le succès du projet mené avec AWEX illustre avant tout la force d’une collaboration étroite et engagée entre les équipes métiers, IT et nos experts chez Persolis part of Expertum. Ensemble, nous avons su transformer une ambition en une solution concrète, performante et durable.
Grâce à SAP SuccessFactors et à la puissance de son Intelligence Artificielle native, l’AWEX dispose aujourd’hui d’une plateforme RH moderne, capable d’optimiser ses processus, de mieux accompagner ses collaborateurs, managers et gestionnaires RH au quotidien.
Ce projet démontre qu’au-delà de la technologie, ce sont l’écoute, la co-construction et la confiance mutuelle qui font la différence et permettent de générer un réel impact pour l’organisation. »
