Cas client RESA #2

Transition vers SAP SuccessFactors Employee Central pour optimiser les processus RH

#Intro

Dans le cadre du projet RESA, l’objectif principal était d’introduire un nouvel outil de gestion administrative du personnel ainsi que de l’organigramme. Cette initiative visait à fournir à l’équipe « RH-Admin » une solution unique et plus intuitive, remplaçant les systèmes existants et anticipant la migration potentielle de SAP vers le cloud.

Le projet faisait suite à la mise en production des modules SuccessFactors Learning et Performance and Goal Management afin de centraliser les informations et rationaliser les processus RH (en particulier autour de la gestion des talents).

Ce projet consistait à :

Effectuer la transition d’un SAP On premise vers le module SuccessFactors Employee Central
Simplifier et moderniser le périmètre applicatif RH en réduisant le nombre de systèmes et de sources de données
Répondre aux besoins métier en ce qui concerne le décommissionnement de la DB Access
Fournir à l’équipe RH-Admin une nouvelle plateforme digitale pour la gestion administrative du personnel Resa.
Permettre aux personnels Resa d’obtenir des informations générales concernant leur profil et de pouvoir visualiser l’organigramme à jour.

#La problématique

Auparavant, la gestion administrative du personnel et de l’organigramme chez RESA était réalisée via SAP on-premise et une base de données Access. Cette approche multi-systèmes présentait des inefficacités et une complexité croissante. De plus, avec le support de SAP ECC HCM devant prendre fin d’ici 2027, une solution plus pérenne était nécessaire. Persolis à entrepris une analyse détaillée de l’infrastructure existante, conduisant à la sélection et à l’implémentation du module Employee Central de SuccessFactors.

L’objectif de ce projet était donc de fournir à l’équipe « RH-Admin » une unique source pour la gestion administrative du personnel qui soit plus intuitive.

#L’approche de Persolis

Persolis a commencé sa mission par une analyse approfondie de l’architecture existante chez RESA. Suite à cela, la décision a été prise d’opter pour SuccessFactors Employee Central pour gérer l’ensemble des données du personnel. Des ateliers ont été organisés pour clarifier les aspects techniques et métiers, et une solution To-Be a été élaborée.

Analyse de l’architecture existante : Persolis a débuté par une évaluation de l’infrastructure RH chez RESA, identifiant les systèmes en place, leurs interconnexions et les processus impliqués dans la gestion administrative du personnel et de l’organigramme. La solution choisie a été SuccessFactors Employee Central afin de répondre aux exigences métiers.
Ateliers de clarification et de planification : Persolis a organisé des ateliers de travail avec l’équipe RH-Admin de RESA pour clarifier les exigences métier, comprendre les processus actuels et définir la vision de la solution à mettre en œuvre. Ces sessions ont permis de recueillir des informations essentielles pour la conception de la solution. Sur la base des informations recueillies, Persolis a développé une solution cible (« To-Be ») décrivant l’architecture, les fonctionnalités et les processus de la nouvelle plateforme Employee Central.

Réalisation de la solution « To-Be » : Notre mission s’est ensuite suivie de la réalisation de solution To-Be avec une migration pilote avec l’outil InfoPorter qui avait été méticuleusement étudiée durant la phase d’exploration par Persolis. Ceci à facilité la migration des données depuis les systèmes existants vers Employee Central. Cette étape a nécessité une analyse approfondie du modèle de données, des mappings et des transformations nécessaires pour assurer l’intégrité et la cohérence des données migrées d’un système à l’autre.
Phase de tests : Pour assurer la qualité et la fonctionnalité de la solution, l’équipe Persolis a mené des tests fonctionnels approfondis en se basant sur les scénarios de test rédigés par RESA. Ces tests ont permis de repérer et de corriger d’éventuels écarts entre les exigences définies lors des ateliers et la solution mise en œuvre. Par la suite, RESA a également effectué ses propres tests avant de passer aux sessions de tests d’intégration. Ces derniers ont été réalisés pour valider l’ensemble du système, garantissant ainsi sa cohérence et sa compatibilité avec les autres systèmes utilisés par RESA. Tout au long de cette phase de validation, l’équipe Persolis et RESA ont travaillé conjointement pour accompagner le client dans l’appropriation du système, assurant ainsi une transition fluide vers la nouvelle solution.
Go Live : Une fois les tests validés et les éventuels problèmes corrigés, notre équipe a mené à bien la dernière étape du projet : le Go Live. Cette phase cruciale a impliqué la mise en production de la nouvelle plateforme, marquant ainsi le début de son utilisation opérationnelle par les équipes RH-Admin de RESA.

#Les résultats obtenus

Le déploiement a été un succès, avec une transition fluide vers la nouvelle plateforme malgré les défis que nous avons pu rencontrer. Les équipes RH-Admin de RESA bénéficient désormais d’un outil plus intuitif et centralisé pour la gestion administrative du personnel et de l’organigramme. Les tests fonctionnels et d’intégration ont permis de garantir la qualité et la fonctionnalité de la solution, aboutissant à un Go Live réussi.

En conclusion, le projet RESA a permis de moderniser les processus RH, de rationaliser les systèmes et de préparer RESA pour l’avenir, en fournissant une solution robuste et pérenne pour la gestion du personnel.

Témoignage Client

Laurence Gordenne - CIO & Directrice Transformation et Digitalisation Resa

Ce projet a été une réussite pour Resa. La communication ouverte et efficace a été essentielle pour assurer le bon déroulement du projet. La gouvernance projet a suivi les bonnes pratiques et a permis des contacts réguliers avec remontée des points bloquants et des risques. Ce qui a permis, à chaque étape du projet, de trouver des solutions aux problèmes de manière collaborative.

Malgré quelques décalage du go Live, Persolis a toujours fait preuve de professionnalisme et d’une capacité d’adaptation. Les enjeux techniques du projet ont été sous-estimés au démarrage et auraient pu être mieux anticipés. La prise en compte de l’infrastructure existante chez RESA, quelque peu complexe est un facteur clé de succès. Malgré tout, l’esprit de collaboration a permis de clôturer le projet et d’atteindre les objectifs fixés. Resa est persuadé que cette solution apportera des bénéfices concrets à l’entreprise.

Témoignage Persolis

Marie Dubern - SuccessFactors Consultant Persolis

Ce projet a été une expérience très enrichissante. J’ai trouvé le projet très intéressant et j’ai beaucoup appris tout au long du processus. Travailler avec une équipe bienveillante, dynamique et solidaire a été une véritable chance. La communication fluide avec le client et la confiance ont été des éléments clés pour garantir la réussite du projet.

Bien sûr, cela n’a pas été sans défis. Le timing serré, les phases qui se chevauchaient et parfois une architecture complexe ont représenté certains obstacles. Cependant, grâce à notre engagement et à notre collaboration étroite, nous avons réussi à surmonter ces défis avec succès. Je suis contente du travail accompli et convaincue que cette solution apportera de réels bénéfices à RESA.