Cas client Holcim
Externalisation de la maintenance du système de paie pour sécuriser le processus.
#Intro
En tant que leader mondial dans le domaine du ciment – granulat – béton, la multinationale Holcim Ltd compte pas moins de 70 000 collaborateurs et en emploie 700 en Belgique répartis sur 20 sites. Externaliser la maintenance de son système de paie était donc une évidence pour l’entreprise dont le siège est basé à Zoug.
En effet, la diversité des statuts de la population d’employés et des sites de localisation représentent un enjeu clé dans la gestion des ressources humaines d’Holcim, en particulier au niveau de la gestion de la paie. À cette complexité locale, se greffe la nécessité de tenir compte des interactions avec des équipes de maintenance SAP. Holcim a alors centralisé la gestion de ses applicatifs RH en Espagne et celle de l’encodage en Pologne.
#La problématique
La priorité de l’équipe RH belge d’Holcim (composée de 4 gestionnaires en moyenne) est avant tout de garantir, pour l’ensemble de ses salariés en Belgique, l’efficience « end to end » du système de paie. Et cela, tant en termes de délais que de justesse. Afin d’assurer le niveau de service dans la durée, Holcim a choisi de capitaliser sur une externalisation complète de la maintenance avec Persolis.
La société suisse recherchait une expertise en système de paie SAP pour intégrer toutes les spécificités légales et conventionnelles, pour supporter l’équipe RH locale et assurer la jonction avec les équipes de maintenance trans-nationales.
#L’approche de Persolis
Les premières activités de Persolis ont consisté à apporter du support dans la structuration de la relation entre les différentes parties, en particulier entre l’équipe opérationnelle belge et les équipes IT en Espagne. Au fil des années, les responsables projets ont réussi à construire une collaboration efficace et enrichissante. Le projet se gère en confiance, co-création et coopération, et ce, tant sur la partie de maintenance que sur le développement des systèmes SAP.
La présence locale de nos consultants permet une flexibilité, une agilité et une grande réactivité lors d’interventions sur site ou à distance. Un facteur indéniable de succès et de satisfaction du client.
Les systèmes SAP dédiés à la Belgique étant gérés sur une plateforme multipays localisée en Espagne, les équipes Persolis ont démontré également leur capacité à gérer efficacement les interactions avec des équipes à l’international.
L’approche de Persolis a été de proposer un outsourcing complet de la gestion applicative du système de Payroll SAP d’Holcim en Belgique.
Les spécificités légales belges liées aux nombreux statuts des employés ont été intégrées ainsi que leur mise à jour régulière suivant les nouvelles conventions collectives.
De plus, la diversité des réglementations, la complexité de la gestion des temps ont également été pris en main.
Outre la maintenance opérationnelle de la paie, les experts Persolis ont également émis des recommandations en terme d’optimisation de méthodes de travail et d’automatisation de certains processus. L’implémentation de ces nouveaux développements a par conséquent permis de libérer du temps d’encodage et de contrôle.
#Les résultats obtenus
La relation de confiance et la qualité de la collaboration établies avec les équipes RH d’Holcim sont, sans conteste, deux résultats déterminants du succès de cette mission.
Ceux-ci ont apporté une sérénité totale du client par rapport à l’externalisation complète de la maintenance de son système de paie sur SAP. Les interactions positives entre les équipes ont permis d’anticiper les phases critiques et de planifier les interventions requises, ce qui a largement réduit le nombre d’incidents et de problèmes inhérents à tout projet IT. Persolis a également assuré la sécurisation opérationnelle et légale, l’optimisation de processus clés et l’amélioration continue des systèmes.
Témoignage Client
Marc Alen - HR Manager & Payroll Holcim
« Notre collaboration s’est construite sur la confiance, le respect et est un véritable succès. Être le partenaire d’Holcim n’est pas chose aisée étant donné la complexité de l’entreprise et de ses règles. Nous avons trouvé en Persolis des consultants professionnels, orientés solutions, flexibles.
Un tel partenariat ne se construit pas en un jour, mais la volonté de Persolis de bâtir ensemble une relation saine et durable est remarquable.
De plus, nous avons toujours pu voir la conscience, la responsabilité des consultants par rapport aux matières traitées, et ceci dans une ambiance de travail agréable.
En conclusion Persolis est un partenaire clé de notre service du personnel. »
Témoignage Persolis
Geoffrey - Expert Payroll Persolis actif sur le projet Holcim depuis 2016
« La dimension humaine des relations entre nos deux équipes est probablement l’élément le plus satisfaisant de cette mission. Apporter au client notre expertise en Payroll et assurer la qualité de service sont des pré-requis : c’est notre métier. Par contre, avoir la possibilité de les mettre en œuvre dans un contexte respectueux et collaboratif, ce n’est pas toujours un acquis. Même si on travaille dans l’IT, on n’est pas des machines. La confiance est déterminante dans le succès de nos projets et cela se gagne ! Cela passe par une réelle proximité des ressources, qui se connaissent vraiment, physiquement. Nous sommes très fiers d’avoir pu la créer de manière sincère et durable avec les équipes d’Holcim. »
